Gregorio Delgado “”Hacer más fácil la CAE: la tecnología al servicio de las necesidades de las empresas”

¿Quién es Gregorio Delgado? ¿Cuál es su relación con la Seguridad y Salud?

Gregorio Delgado es el Director comercial y marketing de dokify. Soy Ingeniero de Telecomunicación y Executive MBA. La mayor parte de mi trayectoria profesional la he desarrollado en el ámbito del marketing. Comencé como soporte técnico a ventas y enseguida me di cuenta de dos cosas: hay que ser cocinero antes que fraile y la relevancia de disponer de experiencia multinacional. Mi primera formación en PRL la obtuve en Alemania, adonde me trasladé para trabajar en un operador de telefonía móvil. Era una actividad de riesgo, ya que nos tocaba subir a tejados y a torres de telecomunicaciones; además estábamos expuestos a radiaciones electromagnéticas. Lo primero que hice al llegar fue pasar un reconocimiento médico, recibir mi EPI y realizar un curso de dos días en prevención, trabajo y salvamento en alturas. Ya centrado en dirección y de vuelta en España, he sido delegado de prevención en dos empresas. Actualmente formo parte de dokify, donde ayudo a identificar las necesidades de nuestros clientes y trabajo para mejorar dokify, la plataforma más fácil para la CAE, y para que nuestra red colaborativa de empresas crezca cada vez más rápido y sea más eficiente, reduciendo costes para todos.

dokify es una aplicación web para la gestión de la Coordinación de Actividades Empresariales. Siendo esta actividad una de las actividades de gestión en PRL que más recursos consume, ¿se hace imprescindible una herramienta informática como dokify para garantizar la eficacia y eficiencia de la CAE?

 En las actividades en las que se da una situación de concurrencia de varias empresas en un mismo centro de trabajo y por lo tanto una situación de contratación de servicios externos, tenemos la obligación de cumplir la legislación en PRL y CAE, como empresa titular, principal o contrata. Además, otras leyes, como el Estatuto de los Trabajadores, establecen una serie de responsabilidades relacionadas, que no podemos obviar. En función de la legislación y sus objetivos particulares, cada empresa puede definir el proceso de prevención, contratación y gestión que considere más adecuado a su caso. Lo usual es que estos procesos impliquen un elevado número de requisitos e intercambio de documentación, en especial en situaciones de riesgo. Cuando el volumen es elevado, la gestión manual, por email, es difícilmente asumible. Nos encontramos casos en los que los responsables de prevención dedican la mayor parte de su tiempo de trabajo a esta gestión manual, en ocasiones por encima del 80 %. Al final, ni se puede hacer una gestión correcta de la CAE, ni centrarse como sería recomendable en otros aspectos de valor de la prevención. Gran parte de este trabajo manual es repetitivo y no aporta ningún valor. dokify automatiza el proceso de la CAE adaptándose a las particularidades de cada empresa; eliminamos prácticamente por completo la carga de trabajo improductiva. De modo más amplio y gracias a la flexibilidad de nuestra plataforma, en dokify se pueden definir requisitos de distintos ámbitos, adaptándonos a las políticas de gestión de cada empresa, para garantizar mediante su cumplimento una gestión eficiente de riesgos con terceros.

Una de las características de Dokify es que crea una red colaborativa de empresas. ¿Puede explicarnos más esta cuestión? ¿Qué ventajas supone?

En los últimos años el mercado se ha llenado de aplicaciones que gestionan la coordinación de actividades empresariales de forma local e independiente y esta situación está generando un gran problema de ineficiencia. Además, estas plataformas están diseñadas desde la perspectiva de la empresa principal y la facilidad de uso para las contratas no ha sido un criterio central en su desarrollo.

Cada compañía tiene su propia aplicación o utiliza una solución customizada que obliga a sus proveedores a subir la misma documentación repetidas veces y a ser revisada por cada cliente por separado. Plataformas difíciles de usar, poco intuitivas, dificultan el cumplimiento y multiplican las necesidades de consultas.

Nuestra experiencia en el desarrollo de soluciones para la coordinación de actividades empresariales y sufrir en nuestras propias operaciones los distintos problemas existentes, nos lleva a fundar dokify en el 2011. Con una nueva visión, buscamos solucionar el problema, tanto a las empresas principales, como a las contratas: creamos una red colaborativa de empresas fácil de usar para todos los usuarios, con el fin de evitar frustraciones y costes innecesarios en formación y consultas.

En la red colaborativa de dokify, documentos comunes solicitados por varias empresas se anexan y validan una sola vez, reduciendo costes para todos. En particular, se comparten de los costes de validación. Cada empresa tiene su espacio en dokify y puede establecer requisitos a sus contratas y anexar documentación requerida por sus clientes; es decir, muchas de las empresas de la red tienen el doble roll de empresa principal y contrata. Nuestra tecnología hace el trabajo más eficiente para todas las empresas. Reducimos al mínimo los tiempos de respuesta, optimizando así la gestión de la CAE.

Con frecuencia se piensa que estas soluciones tecnológicas sólo están concebidas para las grandes empresas ¿Es un aplicación web también pensada para Pymes? ¿De qué manera se adaptan a la casuística, naturaleza y necesidades de las Pymes en esta materia (donde los recursos humanos y económicos son muy limitados)?

Como comentaba en la pregunta anterior, desde el inicio del diseño de dokify buscamos solucionar el problema, tanto a las empresas principales, como a las contratas. Gran parte de nuestro esfuerzo en desarrollo se centra en ayudar a las contratas y hacer que nuestra plataforma sea muy fácil para ellas. En gran medida estamos hablando de pymes y autónomos. La mitad de las empresas registradas en nuestra plataforma tienen tres o menos empleados dados de alta.

Gracias a nuestra red colaborativa, las empresas necesitan anexar documentos de requisitos comunes, que les solicitan sus clientes, una única vez y los validamos también una vez para todos. Esto reduce tiempo y costes. Tenemos contratas en la red que gestionan la mayor parte del volumen de su negocio en dokify, de modo altamente eficiente.

Disponemos de funcionalidades específicamente diseñadas para facilitar su trabajo. dokify les permite gestionar la documentación para todos sus clientes y el calendario y las alertas les ayudan a estar siempre actualizados. Si su cliente utiliza el control de acceso y presencia de dokify disponen de la información de los tiempos de trabajo de cada servicio. Nuestro servicio de validación documental urgente facilita la acreditación inmediata de los trabajadores, solucionando problemas de rotación o sustituciones de última hora.

Aunque estamos continuamente mejorando nuestra plataforma para que sea muy fácil, es imprescindible disponer de un servicio de soporte ágil. En caso de duda pueden hablar con nosotros por teléfono, chat o correo. Videotutoriales muestran el uso de dokify y explican las mejoras que vamos incorporando. El nivel de satisfacción de los usuarios con soporte en el 2016 fue del 98 % y el tiempo de respuesta medio a las consultas por email fue de 24 minutos.

En plataformas/aplicaciones web de gestión de la CAE, preocupa a los usuarios la trazabilidad, las comunicaciones (si se han leído, etc.). ¿Cómo se han planteado y solucionado estas cuestiones en Dokify?

El potente sistema de permisos de dokify define la información a la que puede acceder cada usuario. En base a la estructura establecida para cada empresa podemos gestionar el acceso de cada usuario a la información según múltiples condiciones, distintos tipos de documentos, ubicaciones, actividades, etc. Las acciones de cada usuario quedan registradas, de modo que en cualquier momento podemos saber, por ejemplo, quién validó un documento o quién realizó un control de acceso. Para certificar el cumplimiento de los requisitos disponemos de diferentes mecanismos y su utilización depende de la política de cada empresa solicitante, desde validación documental, firma biométrica, pasando por una aceptación online o la firma y escaneado de un documento.

También disponemos de varias formas de realizar comunicados a las contratas: ventanas emergentes, notificaciones y alertas, o emails a grupos definidos de contratas con confirmación de lectura. De este modo, cambios en los procedimientos, por ejemplo, pueden ser comunicados de modo eficaz.

Con la funcionalidad de back-up es posible acceder a los documentos gestionados en nuestra plataforma en cualquier momento previo. En dokify no se borra ningún documento y todas las versiones de los mismos se van almacenando en el histórico.

Toda la información está accesible de modo inmediato en el momento que sea necesario acceder a ella por las causas que sea.

La demandas tecnológicas son constantes; acceso desde múltiples dispositivos, información e informes en tiempo real, documentación en la nube… Desde Dokify ¿cómo se han adaptado a estas demandas tecnológicas? ¿ha sido fácil adaptarse a estas cuestiones?

dokify nace como solución en la nube desde el día uno, creando nuestra red colaborativa de empresas. Este diseño garantiza una gran robustez y una capacidad de evolución y crecimiento virtualmente ilimitada. Todo el personal de dokify se dedica exclusivamente a este proyecto; con una fuerte inversión en innovación, el 40 % de las personas que trabajan en dokify se dedican a la I+D+I.

Prácticamente todos los días implementamos mejoras en nuestra solución; en el 2016 realizamos 503 actualizaciones y nuestra plataforma tuvo una disponibilidad del 99,98 %. Somos pues, en gran medida, una empresa de tecnología.

Sin embargo, la tecnología siempre debe estar al servicio del cliente, es un medio, no un fin. Por eso formamos un equipo muy diverso pero con un único foco, hacer el trabajo de las empresas de la red más fácil. Contamos con desarrolladores, testeadores, diseñadores gráficos, formadores, asesores de soporte, de implantación y de marketing, todos volcados en que cada vez más empresas formen parte de la red dokify, para aumentar su eficiencia. Y sí, por supuesto, entre ellos hay expertos en prevención, en coordinación de actividades empresariales y Técnicos Superiores en Prevención de Riesgos Laborales.

Los datos, los miles de datos, inclusive de carácter personal que se gestionan y almacenan en la herramienta, en servidores web, etc. La seguridad de la información también es una cuestión que preocupa a los ususarios. ¿Cómo se gestiona la seguridad de la información y de los datos desde Dokify? ¿Qué garantías ofrece Dokify sobre la seguridad de la información?

Este es un tema muy serio, por eso en dokify trabajamos con los mejores. Nuestra solución está alojada en Amazon Web Services y disponemos de respaldo en tres ubicaciones distintas, en Irlanda y en Madrid. Estamos certificados en la ISO 27.001 para la seguridad de la información por AENOR. Las comunicaciones en nuestra plataforma están siempre cifradas con certificado SSL (sistema utilizado por las webs de los bancos). Y por supuesto cumplimos con la LOPD y este cumplimiento está auditado regularmente por Ecija Abogados, premiado por Forbes este año como el mejor despacho en tecnologías de la información de España.

Con Dokify es fácil conocer el grado de cumplimiento de las contratas, al resumirse el estado en rojo (incumplimientos) y verde (cumplimiento requisitos) ¿Nunca fue tan fácil gestionar de forma ágil y eficaz la CAE?

dokify es la plataforma CAE más fácil e intuitiva del mercado. Nuestra plataforma es muy visual, de un vistazo, gracias al código de colores y los roscos de estado, las empresas están informadas del cumplimiento de sus contratas. Configuramos dokify para automatizar los procedimientos particulares de cada empresa. Si utilizan el control de acceso, además de tener geoposicionados a todos los empleados externos presentes en sus instalaciones, harán que el sistema funcione prácticamente solo. Las empresa cambian y sus requisitos también pueden cambiar, por eso dokify está en permanente evolución; nuestro equipo desarrolla continuamente mejoras y nuevas funcionalidades.

Dokify es patrocinador Premium del I Congreso Prevencionar y tendrá una participación muy activa. ¿Puede adelantarnos de qué nos hablarán y porqué los asistentes al Congreso no pueden faltar su ponencia?

Queremos hacer una aportación valiosa a los asistentes del congreso desde nuestra experiencia y visión de la situación del mercado y la prevención de riesgos laborales.

En la mesa “Cambios necesarios en materia de salud laboral a la luz de la experiencia de directivos” vamos a introducir especialmente la perspectiva de las nuevas tecnologías y la necesidad de un mayor foco en la usabilidad, tema muy relacionado con la ergonomía.

En la sala dokify vamos a traer a un ponente de primera línea para que nos hable de liderazgo en entornos complejos. Estamos de acuerdo con las muchas voces del sector que señalan la necesidad de que los responsables de prevención tengan competencias avanzadas en liderazgo, un componente de gran relevancia en los proyectos de implantación de CAE y en general en la prevención. Nuestro ponente, Álvaro Merino, hará un acercamiento desde la perspectiva del deporte de élite. Álvaro siempre se apoya en anécdotas, que hacen sus ponencias muy amenas y tiene una conexión directa con la audiencia. Pienso que va a ser uno de los momentos más álgidos del congreso. Álvaro Merino es Experto en liderazgo y gestión del talento en organizaciones empresariales y deportivas. Ha sido director académico de la Escuela Universitaria Real Madrid durante 5 años y actualmente es mentor en la misma. Trabaja con deportistas, entrenadores y directivos y ha impartido conferencias en más de 15 países.

También en la sala dokify, participamos en la mesa “Presente y futuro de la coordinación de actividades empresariales” en la que daremos nuestra visión desde la experiencia de nuestros numerosos casos de éxito.

¿Porqué cree que los profesionales del sector de la Seguridad, Salud y Bienestar en el Trabajo deben asistir al I Congreso Prevencionar?

Hemos apostado por patrocinar el congreso pues vemos que está centrado en presentar ponencias y mesas de discusión que aportan valor y conocimientos trasladados por expertos. dokify está presente para dar nuestra visión y pensamos que los profesionales del sector tienen una excelente oportunidad para mantenerse al día y buscar nuevas ideas para mejorar.

 

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